Pestit/Sihteeri

Sihteerin partiopesti

Partiossa erinäisissä kokouksissa tarvitaan sihteeriä jotta saadaan talteen kaikki päätetyt ja käsitellyt asiat.

Tehtävän kuvaus

Sihteerin tehtävät

Sihteerin tehtävät johtajaneuvoston ja hallituksen kokouksen aikana

• Tehdä pöytäkirja seuraavista asioista:
  • Kirjata ylös kokouksen aloitus aika ja paikka
  • Paikalla olevat henkilöt
  • Merkitä sihteeri, puheejohtaja
  • Kirjata menneet ja tulevat tapahtumat, jotka todetaan olleen tai tulleen.
  • Kirjata kaikki käsitellyt aiheet

Sihteerin tehtävät muissa kokouksissa:

• Sihteeri kirjaa myös muissa kokouksissa kuin johtajaneuvoston ja hallituksen kokouksissa tarvittavat tiedot ylös, mikäli tämä katsotaan tarpeelliseksi.
• Lippukunnan varsinaisessa kokouksessa
  • Yleensä ehdotetaan lippukunnan sihteeriä kokouksen sihteeriksi.
  • Sihteeri kirjaa ylös myös jokaisen kohdan aloitus ja lopetusajankohdat

Tehtävät kokouksen jälkeen:

• Kirjoittaa aineisto puhtaaksi arkistointia varten, 4:nä kappaleena (Lpkj, Siht. arkisto, ilmoitustaulu).
• Hyväksyttää pöytäkirja lippukunnan johtajalla, joka allekirjoittaa pöytäkirjan.
• Allekirjoittaa pöytäkirja myös itse.
• Toimittaa pöytäkirja arkistoon, lippukunnanjohtajalle, rahastonhoitajalle ja lippukunnan ilmoitustaululle. Sihteerille tulee myös jäädä oma versionsa.
  • Mikäli kokouksen puheenjohtana ollut eri henkilö kuin lpkj, myös puheenjohtajalle allekirjoitettu versio
• Yleensä kaikki pöytäkirjat on toimitettu rahastonhoitajalle kerralla vuoden lopussa.

Vaatimukset

• Sihteerin tulee olla vähintään 15- vuotias.
• Hänen tulee osata tehtävänsä ja olla lukenut tämä ohjeistus.

Suositukset

• Sihteerillä tulisi olla mahdollisuus konekirjoitukseen ja asiakirjojen tulostukseen.
• Pöytäkirjojen kirjoitus puhtaaksi kokouksen aikana esimerkiksi tietokoneella on erittäin suositeltavaa.
• Sihteerin odotetaan saapuvan kaikkiin johtajaneuvoston ja hallituksen kokouksiin. (Katso kohta Tuki.)

Oikeudet

• Sihteerillä on oikeus käyttää tietokonetta lippukunnan kokouksissa pöytäkirjan kirjoittamista varten.

Tuki

• Sihteerillä on kaksi (2) varasihteeriä, jotka toimivat sihteerinä varsinaisen sihteerin ollessa estynyt.
• Varsinainen sihteeri ilmoittaa estymisestään varasihteerille mahdollisimman aikaisin ennen kokouksen alkua. Ensisijaisena varasihteerinä toimii vanhempi Perunasalaatilla valittu varasihteeri.

Muuta

Liitteeksi hallituksen, JN:n, vuosikokouksen ja mahdollisesti jonkun muun kokouksen esimerkkipöytäkirja.

Muualla TOS:ssa asiasta

• Kohdassa TOS/Johtajaneuvosto/Päätöksistä tiedottaminen on kerrottu pöytäkirjojen esillepanemisesta
• Kohdassa TOS/Yleisiä ohjeistuksia/Arkistointi on kerrottu arkistoinnista