TOS/Yleisiä ohjeistuksia/Arkistointi

4.3 Arkistointi

Lippukunnalla on määrätty arkistonhoitaja, joka arkistoi kaikki lippukunnan toimintaan liittyvät paperit. Arkistonhoitajan pestikuvauksessa on listattuna asiakirjat, joita kuuluu säilyttää lippukunnan arkistossa. Jokainen on velvollinen toimittamaan arkistonhoitajalle arkistoon kuuluvat asiakirjat välittömästi kun niitä ei itse enää tarvitse. Tapahtumien järjestäjät ovat velvollisia toimittamaan tapahtumansa kirjallisen materiaalin arkistonhoitajalle arkistonhoitajan vaatimalla tavalla.

Arkistoon kuuluvat asiakirjat:

• Lippukunnan viralliset säännöt.
• Lippukunnan perustamisasiakirjat.
• Vuosikokousten pöytäkirjat.
• Vuosikokousten pöytäkirjojen liitteet, eli
  • Toimintakertomus.
  • Tilinpäätös.
  • Toimitasuunnitelma.
  • Talousarvio.
• Johtajaneuvostojen pöytäkirjat.
• Hallituksen kokousten pöytäkirjat.
• Lippukunnan toimintaohjesäännön virallinen, kokouksessa hyväksytty versio.
• Menneiden retkien ja leirien retkilaput, ilmoittautumislomakkeet, suunnitelmat, talouslaskelmat, toteutunut talous.
• Lippukunnan lähettämien avustus-anomuksien kopiot.
• Kolovihkon vanhat versiot.
• Muut mainittavat asiakirjat ja paperit.