TOS/Yleistä

Yleistä

Kilon Kipinöiden toimintaohjesääntö on:

• Ohje lippukunnan toimintatavoista lippukunnan jäsenille
• Täydennys lippukunnan sääntöihin määrittelemällä
  • lippukunnan eri yksiköiden rakenteita
  • pestien vastuita ja tehtäviä
  • pukuohjesääntö
  • viiriohjesääntö
• Kuvaus vuosittaisesta suunnittelusta ja seurannasta työnjakoineen ja aikatauluineen

Lippukunnan johtajisto on velvollinen tutustumaan tähän ohjesääntöön. Lippukunnan hallituksen jäsenten tulee tuntea ohje perusteellisesti. Toimintaohjesäännön vahvistaa lippukunnan varsinainen kokous.

1.1 Lippukunnan toiminnan tehtävänjako

Lippukunnan toiminnan lähtökohtana ovat lippukunnan varsinaisen kokouksen hyväksymä toimintasuunnitelma sekä talousarvio. Hallitus viimeistelee toimintasuunnitelma- ja talousarvioesitykset, jotka lippukunnan kokous hyväksyy.

Hallitus käyttää kokoontuessaan lippukunnan päätösvaltaa. Hallitus on lippukunnan kokousten välillä lippukunnan ylin päättävä elin. Käytännössä hallitus kokoontuu laajennetun hallituksen kokouksissa sekä johtajaneuvoston kokouksissa ja näin ollen sekä laajennetun hallituksen että johtajaneuvoston kokoukset ovat verrannollisia hallituksen kokouksiin päätösvaltaisuudeltaan.

Hallitus vastaa lippukunnan toiminnan johtamisesta. Kukin hallituksen jäsen vastaa omasta osastaan lippukunnan toimintaa. Hallitus vastaa toimistaan johtajaneuvostolle.

Lippukunta koostuu varsinaisesti neljästä osastosta, partiopoika-, partiotyttö, kolkka- ja vaeltajaosastosta. Jokaisella osastolla on osastonjohtajansa, joka vastaa ja ohjaa osastonsa toiminnasta.

1.2 Toiminnan vuosittainen suunnittelu ja seuranta

1.2.1 Suunnittelu

Seuraavan vuoden suunnittelu aloitetaan vuodenvaihteessa. Suunnittelun lähtökohtina on lippukunnan osastojen toiveet sekä edellisen vuoden toimintakertomus ja tilinpäätös. Lisäksi huomioidaan Pääkaupunkiseudun partiolaiset ry:n, Espoon partiotuki ry:n ja Järvi-Espoon eräpartiolaiset ry:n toimintasuunnitelma tulevalle vuodelle. Vuosisuunnittelun tuloksena syntyy toimintasuunnitelma ja talousarvio.

Vuosisuunnittelun vaiheet ja aikataulu

Tammikuu
1. Lippukunta käy alustavaa keskustelua ja määrittelee alustavasti perunasalaattiretkellä tulevan vuoden toimintasuunnitelman, pestijaon ja yleiset tavoitteet.

Helmikuu
2. Lippukunta vahvistaa vuosikokouksessaan toimintasuunnitelman ja talousarvion sekä pestijaon.

Kesäkuu
3. Lippukunta käy alkuvuoden läpi hallintoseminaarissa ja vahvistaa suunnitelmat seuraavalle puolelle vuodelle. Käytännössä tämä tarkoittaa kevään vuosikokouksessa päätettyjen asioiden läpikäymistä ja tarkastamista, sekä muutosten kohdalla niistä tiedottamista. Välitilinpäätöksen perusteella tehdään mahdolliset muutokset budjettiin. Samalla aloitetaan seuravan vuoden toimintasuunnitelman työstö. Hallintoseminaarista käytetään nimitystä perunateatteri.

Joulukuu
4. Hallitus valmistelee toimintasuunnitelman ja budjetin perunasalaattiretkeä varten.

1.2.2 Seuranta

Lippukunnan hallitus ja johtajaneuvosto seuraavat toimintaa ja taloutta jatkuvasti. Päävastuu toiminnan seurannasta on hallituksella ja talousseurannasta talouspäälliköllä ja lippukunnanjohtajalla. Vuosiseurannan tuloksena syntyy toimintakertomus ja tilinpäätös, joiden laadinnan hallitus käynnistää kunkin vuoden lopulla.

Vuosiseurannan vaiheet ja aikataulu

Toukokuu
1. Hallitus tarkistaa kuluneen kevään toiminnan tuloksen.

Kesäkuu
2. Hallintoseminaarissa tarkastellaan tarkemmin kevään ja kesän asiat. Läpikäytävinä asioina mm. välitilinpäätös. Samalla kirjoitetaan toimintakertomusta kevään ja kesän ajan tapahtumista.

Syys-lokakuu
3. Syksyn toisessa JN:ssä tarkistetaan aikaisemman vuosikokouksen päätökset ja niiden toteutuminen pikaisesti.

Joulukuu
4. Hallitus tarkistaa kuluneen syksyn toiminnan ja kuluneen vuoden taloudellisen tuloksen. Hallitus valmistelee toimintakertomuksen perunasalaattiretkeä varten.