TOS/Yleisiä ohjeistuksia/Talous

4.6 Talous

Tälle sivulle tulee tietoa lippukunann taloudesta ja siitä, 
miten se koskettaa muita kuin talouspäällikköä.
Vain talouspäällikköä koskevat asiast lukevat rahastonhoitajan pestikuvauksessa
Sivu vaatii muotoilua

Viitenumerot

Jokaisella jäsenellä on henkilökohtainen viitenumero, mikä tarkoittaa, että esim. kun lähdetään leirille ja tehdään laskut leirille lähteville, niin on valmiiksi viitteet joiden avulla on helpompi katsoa kuka on maksanut ja kuka ei.

Kun maksetaan lippukunnalle takaisin esim. ennakon palautuksia tai jostain muusta tapahtumasta tullutta laskua, käytetään omaa viitettä. Jolloin on helpompaa katsoa kuka on maksanut ja mitä. Lippukunnan tili (kuten vartioidenkin tilit) ovat yritystilejä, joten ilman viitenumeroa tilille rahan siirtäminen maksaa lippukunnalle.

Viitenumerot tarkistetaan kaksi kertaa vuodessa, tarkistus tapahtuu seuraavanlaisesti:

• Pyydetään jäsenrekisterinhoitajalta ajan tasalla olevat tiedot jäsenistä.
• Katsotaan onko tullut uusia jäseniä ja poistetaan vanhat jäsenet.

Tilityslomakkeet

Lippukunnalla on kolmen mallisia tilityslomakkeita.

• Tilityslomake, lippukunnan tili
• Tilityslomake, vartioiden tilit
• Kilometrikorvauslomake (selitetty tarkemmin omassa kohdassaan alempana)

Linkit lomakkeisiin

Jos ostaa jotain lippukunnalle, rahat saa takaisin täyttämällä oikeanlaisen kulukorvauslomakkeen ja toimittamalla se hallituksen kokoukseen, jossa se hyväksytään. Talouspäällikkö maksaa hyväksytyt tilitykset viikon sisällä siitä, kun on saanut hyväksytyt tilityslomakkeet.

Lippukunnan tilityslomakkeita käytetään myös talouspäällikön tai lippukunnanjohtajan tekemissä nostoissa ja maksuissa. Ulkopuolisilta tahoita tulleita laskuja ei tarvitse hyväksyä, mikäli liittyvät selkeästi johonkin tapahtumaan / toimintaan. Näistä on kuitenkin hyvä tiedottaa talouspäällikölle etukäteen. Tämmöisiä ovat esimerkiksi

• partioaitan laskut (puku- ja merkkivastaava hoitaa ilmoitukset)
• jonkin tapahtuman kuljetusten linja-auton maksu (tapahtuman johtaja hoitaa ilmoitukset)
• erikseen hallituksen kokouksessa hyväksyttyjen hankintojen laskut (talouspäällikkö merkkaa saatuun laskuun hyväksyneen hallituksen kokouksen päivämäärän)

Ulkopuolisilta tahoilta tulleiden laskujen hyväksynnästä vastaa talouspäällikkö ja on velvoitettu tiedottamaan hallitukselle epäselvistä tapauksista välittömästi.

Tilityslomakkeen hyväksyy aina joku nimenkirjoittajista, kuitenkin niin, että tilityksen saaja/antaja ei voi olla sama henkilö, kuin hyväksyjä.

Kun täytät tilityslomaketta, niin ota huomioon seuraavat asiat:

• Oikeassa yläkulmassa olevaan 4 ruutuun ei mitään merkintöjä.
• Lomakkeen ylälaidassa olevien laatikoiden tarkoituksena on kertoa yksinkertaisesti ja selkeästi, mistä on kyse.
• Käytä siistiä ja selkeää käsialaa, talouspäällikkö ei ala selvittelemään tilinumeroa, jossa 1 ja 7 näyttävät samalta.
• Jos kuitteja on useampi kuin yksi, numeroi kuitit ja kirjaa ne numeroinnin mukaisesti lomakkeeseen.
• Nido kuitit numerojärjestyksessä tilityslomakkeen oikeaan yläkulmaan.
• Vartioiden tileihin käytettävässä tilityslomakkeessa pitää ruksata myöskin oikean vartion tili.

Ennakko ja ennakon tilitykset

Jos olet järjestämässä tapahtumaa, mihin joudutaan tekemää isompia hankintoja (esim. ruoka ostoksia)

• Ilmoitat talouspäällikölle hyvissä ajoin tarvittavan ennakon määrän
• täytät ennakkohakemuksen ja toimitat sen talouspäällikölle. (liitä tähän ennakkolomake)

Ennakonselvitys tehdään normaalilla tilityslomakkeella. Kuitit merkataan normaalisti lomakkeeseen ja lomakkeen viimeiselle riville merkataan saatu ennakko miinusmerkkisenä summana. Mikäli ennakosta jäi rahaa yli, maksetaan tämä raha henkilön omalla viitenumerolla tilille. Mikäli kaikki ennakkona saatu raha ei riittänyt, ylijäävä osa maksetaan tilityksen tekijälle normaalien tilityskäytäntöjen mukaisesti. Ennakkoselvitys käsitellään hallituksen kokouksessa.

Viivästyskorko

Lippukunta käyttää viivästyskorkoa laskuissaan. Normaalisti laskuissa on 14 päivän maksuaika. Mikä maksua ei ole tullut viikon sisällä eräpäivästä, lähettää talouspäällikkö uuden laskun, jossa maksuaikaa 7 päivää ja yhden euron laskutuslisä. Mikäli laskua ei ole maksettu tämän uuden eräpäivän puitteissa, lähettää talouspäällikkö kerran viikossa uuden laskun, jonka summaan on laskettu uusi euron laskutuslisä sekä toisen laskun eräpäivästä laskettuna viivästyskorko (10,5 % / päivä).

Viivästyskoron laskukaava on 10,5 x päivien määrä x alkuperäisen laskun summa / 360.

Ottamalla hyvissä ajoin yhteyttä talouspäällikköön asioiden kulusta voi sopia tapauskohtaisesti. Lippukunnan tarkoutuksena ei ole rankaista ihmistä siitä, että ei juurikin sillä hetkellä ole rahaa, lippukunta rankaisee ainoastaan siitä, että asioista ei osata sopia / kertoa.

Matkakulut

Kilometrikorvaukset lasketaan aina kyseisen polttoainehinnan mukaisesti alla olevien taulukoiden mukaisesti. Pohjalaskelmana on pidetty 20.3.2008 tilannetta, jolloin 95 oktaaninen bensiini maksoi 1,40 € litralta ja diesel maksoi 1,25 € litralta. Kilometrikorvaukset tilitetään liitteenä olevalla lomakkeella. Mikäli halutaan poiketa kilometrikorvaustaulukosta, pitää tästä kertoa etukäteen hallitukselle, mikäli mahdollista.

Henkilöauto, bensiini

• 1 hlö, 7,86 % (pohjalaskelma: 11 c/km)
• 2 hlö, 7,86 % (pohjalaskelma: 11 c/km)
• 3 hlö, 8,57 % (pohjalaskelma: 12 c/km)
• 4 hlö, 9,29 % (pohjalaskelma: 13 c/km)
• 5 hlö, 9,29 % (pohjalaskelma: 13 c/km)

Henkilöauto, diesel

• 1 hlö, 7,20 % (pohjalaskelma: 9 c/km)
• 2 hlö, 7,20 % (pohjalaskelma: 9 c/km)
• 3 hlö, 8,00 % (pohjalaskelma: 10 c/km)
• 4 hlö, 8,80 % (pohjalaskelma: 11 c/km)
• 5 hlö, 8,80 % (pohjalaskelma: 11 c/km)

Pakettiauto, diesel

• 1 hlö, tyhjä, 9,60 % (pohjalaskelma: 12 c/km)
• 1 hlö, kuorma, 12,00 % (pohjalaskelma: 15 c/km)
• 2-3 hlö, tyhjä, 10,40 % (pohjalaskelma: 13 c/km)
• 2-3 hlö, kuorma, 12,80 % (pohjalaskelma: 16 c/km)

Moottoripyörä

• 1 hlö, 5,00 % (pohjalaskelma: 7 c/km)
• 2 hlö, 5,71 % (pohjalaskelma: 8 c/km)

Peräkärry on aina 2 c/km.

Milloin korvataan:

• Kuljetat tapahtumaan esim. ruoat
• Hallituksen erillisellä päätöksellä henkilöiden kuljetus tapahtumaan, jonka pääasiallinen kuljetusmuoto on henkilöauto
• Kuljetat/viet kololta esim. kololle jotain, jonka kuljetus vaatii henkilöauton (huoltoajo)
• Ajopäiväkirjan perusteella esim. leirin ja kilpailujen huoltoajot

Milloin ei korvata:

• Tulet tapahtumaan varsinaisen lähdön jälkeen
• Koloajot, jos ei huoltoajoa
• Omat ajot tapahtumien aikana (esim. huoltoasemalla käynti leiriltä)
• Tarpeettomat henkilökuljetukset (esim. lyhyt matka)

Hallitus voi tapauskohtaisesti tehdä taulukoista poikkeavia päätöksiä.

nämä kaksi kohtaa pois lopullisesta versiosta, pidetään wikissä muistin virkistyksenä...

Vertailun vuoksi, lakisääteiset maksimimäärät kilometrikorvauksista verohallinnon sivuilla. Päpan kilometrikorvaus on aina 0,12 € / km (vuoden 2009 tilanne).

Vaatii jonkun ohjeen kilometrikorvauslappusen täyttämisestä
tähän linkki siihen kilometrikorvauslappuseen

Vartioiden tilit

Käyttöoikeudet

Jokaisella vartiolla on oma tili, joka on liitetty lippukunnan tiliin. Vartion tiliin on käyttoikeus vartionjohtajilla. Talouspäälliköllä ja lippukunnanjohtajalla on käyttö- ja hallintaoikeus tileihin. Vartioiden tilit näkyvät Nordean sähköisessä pankkipalvelussa lippukunnan tilin alla.

Jokaiseen vartion tiliin on kiinnitetty yksi Visa Electron-kortti, joka on luovutettu tunnusluvun kanssa vartionjohtajalle.

Vartioidet tileillä olevat rahat ovat 1.2.2009 lähtien lippukunnan kirjanpidossa, joten näiden tilien kanssa toimitaan samalla tavalla kuin lippukunnan tilin kanssa. Vartioiden tileille on eri tilityslomake, kuin lippukunnan tilille.

Seuranta

Vartionjohtajat ovat vastuussa vartion tilillä olevista rahoista ja tämän takia pitävät kirjaa tuloista sekä menoista ja toimittavat tilityslomakkeet osastonjohtajan hyväksyttäväksi. Osastonjohtajat valvovat ja neuvovat vartionjohtajia.

Tähän liitteeksi se seurantataulukko

Osastoille budjetoidut rahat

Jokaiselle osastolle on budjetoitu rahaa lippukunnan budjetissa. Nämä rahat on tarkoitus käyttää osaston yleisiin menoihin, esim. VJN:n kuluihin. Osaston rahoilla ei rahoiteta osastonretkeä. Poikkeuksena vaeltajaosasto, jolla ei ole erikseen johtajistoa. Vaeltajaosaston rahaa voi käyttää kaikkiin osaston tapahtumiin, kuitenkin niin, että kyseistä rahaa käytetään tukemaan osaston toimintaa.

Osastojen varojen seurannasta on vastuussa osastonjohtaja. Talouspäällikkö pitää yllä taulukkoa jokaisen osastojen rahoista ja kertoo osastonjohtajille tarvittaessa tilanteen. Osastonjohtajat ovat velvoitettuja kertomaan tilityksiä tehdessään, otetaanko summat osastoille budjetoiduista rahoista.