TOS/Yleisiä ohjeistuksia/Retkistä ja leireistä

4.2 Retkistä ja leireistä

4.2.1 Ilmoittautuminen

Kaikille lippukunnan retkille, leireille ja tapahtumiin osallistuminen vaatii ilmoittautumista. Näihin tapahtumiin osallistuminen vaatii lisäksi kaikilta alle 18-vuotiailta SP:n jäsenmaksun maksamista. Yli 18-vuotiailta SP:n jäsenmaksua vaaditaan, mikäli on jossain vastuutehtävässä.

4.2.1.1 Lupalaput

Kaikille retkille ja leireille tarvitaan kaikilta alle 15-vuotiailta huoltajan allekirjoittama lupalappu, josta ilmenee seuraavat asiat:

• Tapahtuman nimi
• Tapahtuman ajankohta
• Osallistujan nimi
• Huoltajan nimi (allekirjoitus ja nimen selvennys)
• Huoltajan yhteystiedot tapahtuman aikana

Samainen lupalappu vaaditaan 15-17 vuotiailta sekä muilta holhouksen alaisilta mikäli tapahtuma kestää yli yön.

Lisäksi lupalappuun voidaan liittää tiedot mahdollisista allergioista, sairauksista, ruokavalioista, tms. Lupalappu muotoillaan siten, että huoltaja on antanut luvan huollettavalleen osallistua retkeen, esim:

"Annan lapselleni _____________ luvan osallistua Sammonryöstö-retkelle 24.-26.11.2006."
"Allergiat:__________________"
"Ruokavaliot:________________"
"Huoltajan allekirjoitus ja nimenselvennys:_________"
"Huoltajan puhelinnumero retken aikana:______________"

4.2.1.2 Kuljetukset

Johtajat eivät saa kuljettaa kyydissään ketään alle 15 vuotiasta ilman huoltajan erillistä suostumusta. Retken tai leirin lupalappu ei tähän riitä, vaan huoltajalta on erikseen saatava lupalappu, jossa on selkeästi mainittu seuraavat asiat:

• Tapahtuman nimi
• Tapahtuman ajankohta
• Osallistujan nimi
• Huoltajan nimi (allekirjoitus ja nimen selvennys)

Lupalappu kuljetuksiin kirjoitetaan esimerkiksi seuraavalla tavalla

"Annan Kilon Kipinöiden johtajille luvan kuljettaa lastani:_____________ Sammonryöstö-tapahtumassa 24.-26.11.2006"
"Huoltajan allekirjoitus ja nimenselvennys:_________"
"Huoltajan puhelinnumero retken aikana:______________"

Tätä lupalappua ei tarvita normaaleihin bussikuljetuksiin tai jos tapahtuman kuljetukset hoidetaan vanhempien kuljetuksella.

4.2.1.3 Lupalappujen säilytykset

Kaikki lupalaput säilytetään lippukunnan arkistossa viiden vuoden ajan. Tapahtuman jälkeen, viimeistään retkitilitystä tehtäessä tapahtuman johtaja toimittaa lupalaput suljetussa kirjekuoressa arkistonhoitajalle. Kirjekuoressa lukee päällä tapahtuman nimi, ajankohta, osallistujamäärä jaoteltuna alle 18-vuotiaisiin ja yli 18-vuotiaisiin ja tapahtuman vastuuhenkilön nimi. Arkistonhoitaja merkitsee kirjekuoreen päiväärän, jolloin hän on vastaanottanut listat. Lisäksi erillisellä paperilla toimitetaan osallistujalista (esim. retkitilityksen viimeinen sivu).

Esimerkiksi:

Sammonryöstö 24.-26.11.2006
Osallistujia 48
Alle 18 v 40 kpl
Yli 18 v 8 kpl
Retkenjohtaja: Anni Harinen
Vastaanotettu: 29.11.2006

4.2.1.4 Ilmoittautumisen peruminen

Tapahtumaan osallistumisen voi perua ilman retkimaksun maksamista seuraavin reunaehdoin. Tapahtuman johtaja voi määrittää tapahtumaa varten omat säädökset.

4.2.1.4.1 Leirit

Leirille ilmoittautuminen voidaan perua ilmoittautumisajan loppuun mennessä ilman leirimaksun maksamista. Ilmoittautumisajan päätyttyä ilmoittautumisen voi perua vain lääkärintodistuksella tai muuten vakavin perustein, jotka hallitus hyväksyy. Muissa tapauksissa lippukunta perii leirimaksun kokonaisuudessaan.

Mikäli leirin ilmoittaumiskäytännössä määritetään muita säädöksiä, pitää ne hyväksyttää hallituksessa.

4.2.1.4.1 Retket

Koska retkien viimeiset ilmoittautumisajankohdat ovat yleensä samalla viikolla kuin retket, on retki-ilmoittautumiset sitovia viimeisen ilmoittautumisajankohdan jälkeen. Sairastapauksissa retkimaksua ei tarvitse maksaa, mikäli sairastumisesta on ilmoitettu ennen retken alkamista retkenjohtajalle.

4.2.2 Keittiö

Ellei toisin sovita tapauskohtaisesti etukäteen, niin keittiön henkilöt vastaavat vain keittiöstä. Heitä ei käsketä muihin tehtäviin, ellei se ole aivan pakollista ja keittiön henkilöt itse tähän suostuvat.

Keittiön alue on pyhitetty keittiön henkilöille. Ulkopuoliset eivät saa norkoilla keittiössä, elleivät keittiön henkilöt sitä erikseen salli tapauskohtaisesti. Ulkopuoliset saavat tosin käydä kysymässä keittiön henkilöiltä ruokaan liittyvistä asioista ja hakemassa kahvia tai teetä, mikäli keittiö ei ole selkästi ohjeistanut toisin.

4.2.3 Retkimaksut

Retkimaksu on samansuuruinen kaikille osallistujille eli kolkille, vartiolaisille ja johtajille. Jokaiseen lippukunnan tapahtumaan on mahdollisuus anoa stipendiä, josta päättää lippukunnan hallitus.

Suuntaa antavat retkimaksut

• Sammonryöstö 20 €
• Osastonretki, kahden yön
  • Kämpälle 20 €
  • Maastoon 5-15 €
• Vartion/Laumanretki
  • Päiväretki 5 €
  • Kahden yön retki
    • Kämpälle 15 €
    • Maastoon 5-10 €
• Perunasalaatti 0 € (paitsi jos ilmoittautuu ja jättää saapumatta, 10 €)

4.2.4 Retkistä tiedottaminen

Kaikista lippukunnan tapahtumista on ilmoitettava lippukunnanjohtajalle, myös retkistä. Lisäksi oman osastonjohtajan on hyvä tietää kaikista osastonsa retkistä.

• Retki-ilmoitus sisältää:
  • Retken ajankohta
  • Paikka ja/tai reitti
  • Retkeläisten määrä
  • Retkenjohtajan yhteystiedot