Pestit/Jäsenrekisterin hoitaja
Sisällysluettelo
Jäsenrekisterinhoitajan partiopesti
Lippukunnan jäsenrekisterinhoitaja pitää yllä tietoa lippukunnan jäsenistä, heidän osoitteistaan ja muista tiedoista. Lisäksi jäsenrekisterinhoitajalla on tieto yhteistyöelimien henkilöistä ja osoitteista.
Tehtävän kuvaus
Yhdistyslain mukaan rekisteröidyllä yhdistyksellä on oltava jäsenrekisteri. Suomen partiolaiset ry:llä on tätä varten nettiohjelma nimeltään [Polku], jossa pidetään vakuutusten takia yllä listaa lippukunnan jäsenistä. Lisäksi lippukunta pitää yllä omaa jäsenrekisteriä, jossa on myös yhteistyöelimien ja muiden yhteystiedot, sekä tarkemmat tiedot omista jäsenistä.
Polku
Polussa on oltava lippukunnan omien jäsenten yhteystiedot, koska näiden tietojen perusteella tulee SP:n jäsenmaksut, Partio-lehti ja muu SP:ltä ja piiriltä tuleva posti. Polkuun on kirjattava esimerkiksi hallituspestit omaaville myös kyseinen hallituspesti, jotta SP ja piirit voisivat lähettää kohdennettuja tietoja juuri oikeille henkilöille. Polussa on lisäksi pidettävä yllä tietoa, jos yhdestä perheestä on useampi lapsi partiossa sisaralennuksen takia.
Polkuun syötettävät tiedot
- Etu ja sukunimi
- Osoite
- Puhelinnumero
- Syntymäaika
- Sukupuoli
- Ansiomerkit
- Johtajapesteissä olevilta myös sähköposti
Oma jäsenrekisteri
Omassa jäsenrekisteriohjelmassa (MS Access) pidetään yllä kaikkea mahdollista tietoa jäsenistä.
Omassa jäsenrekisterissä ylläpidettävät tiedot, omat jäsenet
- Henkilötiedot
- Etu ja sukunimi
- Osoite
- Puhelinnumero
- Sukupuoli
- Sähköposti
- Syntymäaika
- Vanhempien tiedot
- Nimet
- Yhteystiedot
- Jotain muuta, mitä vanhemmat haluavat mahdollisesti kertoa
- Partiotiedot
- Liittymisvuosi
- Eroamispäivämäärä
- SP:n jäsennumero
- Vartioon siirtymisvuosi
- Loppukokeiden suorituspäivämäärät
- Ansiomerkit
- Leirit
- Vaellukset
Omassa jäsenrekisterissä ylläpidettävät tiedot, muut jäsenet (lippukunnan C-jäsenet, yhteistyöelimet)
- Henkilötiedot
- Etu ja sukunimi
- Osoite
- Yritys
- Puhelinnumero
- Sähköposti
- Lisäksi C-jäseniltä seuraavat tiedot
- Syntymäaika
- Sukupuoli
- Liittymisvuosi
- Jäsenmaksu maksettu viimeksi (vuosi)
Omasta jäsenrekisteristä ei poisteta koskaan ketään, jos ihminen eroaa, hänet merkataan eronneeksi, jolloin hänen tietojaan ei enää näytetä listauksissa.
Paperiversiot
Jäsenrekisterinhoitajalla on oltava jokaisesta alle 18 vuotiaasta jäsenestä huoltajan allekirjoituksella varustettu lupa osallistua toimintaan. Ilman tätä lappua kyseiseltä jäseneltä voidaan evätä oikeus osallistua lippukunnan toimintaan.
Muut tehtävät
Jäsenrekisterinhoitaja tulostaa jäsenistön tiedot niitä tarvitseville, esim Sytykkeen postitusta varten. Osoitetarrojen tulostuksen on tapahduttava viikon sisällä pyynnöstä, ellei toisin sovita.
Vähintään kerran toimintakaudessa suoritetaan jäsenrekisterin tarkistus, eli jäsenrekisterinhoitaja toimittaa ryhmien johtajille listauksen ryhmän jäsenistä ja ryhmät korjaavat listoissa olevat tiedot.
Kun ryhmänjohtaja toimittaa jäsenrekisterinhoitajalle uuden jäsenen tiedot, niiden on oltava Polussa viimeistään viikon sisällä.
Vaatimukset
- Oma tietokone (MS Windows 2000 ->), jossa nettiyhteys ja printteri
- SP:n jäsenrekisteri (Polku) toimii nettiliittymän kautta
- Lippukunnan oma jäsenrekisteriohjelma toimii MS Access-ohjelman päällä.
- Jäsenrekisterinhoitaja tulostaa jäsenistön tietoja niitä tarvitseville (esim. Sytykettä varten)
- Jäsenrekisterilain tuntemus
- Osallistuminen vähintään noin joka toiseen JN:ään.
Suositukset
- Yli 16 vuoden ikä
Oikeudet
Tuki
- Osastonjohtajat ja lippukunnanjohtaja.
Kesto
Vähintään vuosi kerrallaan. Tarkistetaan aina perunasalaatilla
Muuta
- Vartioihin ja laumoihin siirrot
- Viimekädessä osastonjohtajat ovat vastuussa osastojen välisistä siirroista
- Jäsenrekisterinhoitaja toimittaa osastonjohtajille sijoituskokoukseen listat ja on paikalla sijoituskokouksessa.
- Siirtojen ja sijoitusten osalta jäsenrekisterinhoitaja on vaan tukemassa osastonjohtajia.
Muualla TOS:ssa asiasta
- Pestit/Osastonjohtaja, sijoituskokouksesta osastonjohtajien osalta
